スキルUP

WordやExelのスペシャリストを目指してはいけない/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

仕事に役立つアプリやソフトの使い方

【1. あえて「テキストエディタ」を使う】

文章を書くときに、Wordを使っている人は多いだろう。しかし、Wordではなくあえて「テキストエディタ」を使うことで、効率的に作業を進めることができる。

そもそもテキストエディタとは、文書を編集することに特化した専門ソフトで、MeryやAtomなどがよく知られている。文書の装飾などはできないが、ソフトの起動や動きが軽く、置換や検索を行う際も非常に快適。さらに、対応するソフトウェアがなければ開けないWordとは異なり、基本的にはどんなOSや環境でも開けるため、スマホでもタブレットでも簡単に文書を呼び出せるのが大きな魅力だ。
 

【2. メールソフトを「備忘録」「自分フォルダー」として活用する】

仕事の連絡や交渉は記録に残しておく必要があるが、やり取りに使ったメールは、「備忘録」や「自分フォルダー」として活用できる。

そもそもメールは自動的に履歴として残るので、相手ごとにフォルダーを作って、受信メールも送信メールもそこに移動するようにしておけば整理ができる。いちいち書き写す手間が省けるし、「あの件はどうなったっけ?」と後で検索したり、こちらからの対応を確認したりするのも簡単である。

電話でのやり取りは記録に残らないが、電話を終えたらすぐに内容の概略をメールに書いて自分のアドレスに送信し、そこから相手ごとのフォルダーに移動するといい。


【3. WordやExcelなどの汎用ソフトのスペシャリストを目指さない】

オフィスでは、WordやExcelをはじめさまざまな汎用ソフトが使われていて、ビジネスになくてはならない存在である。だが、そのスペシャリストを目指してはいけない。

こう言われると、「どうして?」と疑問を感じる人が多いことだろう。ソフトを使いこなして仕事をし、上司や先輩からも頼りにされるのが、どうしていけないのだろう。だが自分をスペシャリストと思ってしまうと、些細(ささい)な部分にこだわって仕事を停滞させたり、他の業務への熱意が薄れて仕事の全体像を見失ったりしがちなのだ。

頼りにされていると思っても、実は便利に使われているだけかもしれない。汎用ソフトはあくまで仕事の道具であって、仕事そのものではないことを肝に銘じておこう。


【4. 不要なアプリケーションは削除する】

パソコンのメモリやハードディスクの容量には限界がある。空き容量が少なくなると、動作が遅くなるため、仕事の効率の低下にもつながる可能性が高い。そこで、快適にパソコンを使うために、不要なアプリケーションは削除しておきたい。

特に、パソコンを購入したときには、たいてい大容量のアプリケーションがすでにインストールされている。もし、必要がないと感じるものがあったら、即座にアンインストールしたほうがいい。

ただし、削除する際には、ほかのアプリケーションなどに影響をおよぼさないか十分確認してから実行しよう。



生産性改善会議

カテゴリ:スキルUP

あなたへのオススメ記事

  • 「しまった!」メールの添付忘れを防ぐためには?/時短術大全
  • なんでも「Cc」を付けるのはNG! 無駄な共通メールが時間を奪う/時短術大全
  • 挽回不能なミス「アポの日取りの勘違い」を防ぐメールの書き方/時短術大全
  • 「乗り換え案内」で調べたらスクリーンショットを撮る/時短術大全
  • 「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

    「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

  • 知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

    知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

  • 意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

    意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

  • コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

    コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

  • 知ればもっとおいしくなる! 食べ物の秘密クイズ

    知ればもっとおいしくなる! 食べ物の秘密クイズ

  • いざというときもスマートに! 慶事・弔事のビジネスマナー

    いざというときもスマートに! 慶事・弔事のビジネスマナー

スキルUPの人気記事ランキング

  • あと5分…出社ギリまで眠ることこそ社畜の生きる理由!/会社員でぶどり(10)

  • 上を立て、下を見る。キャバ嬢に学ぶ理想の中間管理職/億稼ぐ技術(14)

  • 天皇に苗字や姓が無い理由は? 皇族の名前の仕組みを解説/毎日雑学

  • うさぎは寂しいと死ぬって本当?なぜそう言われるようになったの?/毎日雑学

  • Apple Watch使いこなしのキモ! 文字盤カスタマイズのおすすめ例を紹介

{ カテゴリ別ランキングを見る }

資格・スクール情報

  • 中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説

    中小企業診断士の仕事内容は? 養成課程って何? 中小企業診断士について知っておきたいことを詳しく解説します。

    中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説
  • 行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説

    行政書士って何? どんな仕事をするの? 試験の難易度は? 行政書士に関する素朴な疑問を解決します。

    行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説
ページトップに戻る