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10分単位が肝!シナリオと戦略的席順で会議をスリム化/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

会議の無駄をなくす

【1.戦略的な席順で会議をスムーズに進める】

会議室には、達成したい目的ごとに最適な席というのがある。そこで、会議をスムーズに進めたいときは、自分が座る席を戦略的に考えるようにしたい。

まず、会議の主導権を握りたいときには、ホワイトボードの近くの席に座ること。

さらに、他の参加者との位置関係からも、席の意味は変わってくる。たとえば目の前に座った人とはコミュニケーションがしっかりとれる反面、意見が対立した場合、強烈な反撃を受けやすくなるので要注意だ。一方、隣り合わせの席に座ると、心理的に親近感が働くことから、攻撃を受けにくく味方になってくれやすいといわれる。

【2.会議のシナリオを考え、時間を区切る】

会議を行い、設定した目的をきちんと達成するためには、事前にシナリオを考えておく必要がある。会議時間が2時間とするなら、参加者の反応などを想定しながら、取り上げる議題ごとに時間を区切っておきたい。

このとき重要なのは、議題だけですべての時間を区切るのではなく、必ず猶予の時間を設けること。そして、会議が予定通り進行し、猶予の時間を残して終了したら、そのまま切り上げよう。会議は短ければ短いほどいいのだ。

また、取り上げる議題は、緊急度の順に決めること。重要度の順にすると、議論が盛り上がって時間が足りなくなる恐れがあるため、要注意である。

【3.会議の参加者には議題の解決策を出せる人だけを選ぶ】

有益な会議をしたいなら、参加者の人選が大切だ。多くの会議は、「役職が上だから」「あの人を呼ぶのだからこの人も呼ばなくては」「人数が多いほうがいい」などという人選で成り立っているが、これは意味がない。それどころか、会議の進行が妨げられ、いたずらに長引く可能性が高い。

会議の参加者は、その議題についての知識や経験、情報があって、解決策を示せる人に絞ることだ。

だが、その結果として何の反対意見も出ず、議論も起きなかったら、イエスマンばかりを集めてしまったと考えられる。やる気がなかったり、無用な遠慮をしたりしているのかもしれない。人選や進行に問題がなかったか、見直してみよう。

【4.提案時には「代案」を用意しておく】

会議で提案をする際には、その場にいきなり持ち込まないようにしたい。まずは上司などに確認してもらい、方向性がきちんと固まってから掘り下げ、その後に提案すれば、無駄な時間を削減することができる。

さらに提案は1つではなく、代案を用意して一緒に提出すると、何度も考え直す状況に陥らないですむ。たとえ提案がやり直しになった場合でも、上司の意見を取り入れながら再考すれば、大きな手間にはならないだろう。

【5.「面白いアイデアは何でも」の会議はやめる】

自由な発想でアイデアを生み出そうとする姿勢は大切だが、「面白いアイデアは何でも」の会議から面白いアイデアが生まれることはまずない。

なぜなら人間の脳は、制限や危機にぶつかったときにこそ活性化してくれる。つまり、ある程度の制限や枠組みを与えたほうが、新しいアイデアは量産できるのだ。

そこで実りある会議を行うためには、空のフレームワークを用意することが有効となる。その空欄を埋めるようにアイデアや意見を出していくことで、短時間で成果の高い会議を実現できるようになる。

【6.会議は「10分単位」で設定して無駄を削減】

決めるべきことがあって会議を開いても、出席者たちが押し黙っているかと思えば、決まりかけた議題をひっくり返そうとする者が現れたりして、結局は何も決めることができなかった……。こんな時間の浪費を断ち切りたいなら、会議の内容を10分単位で設定し、終了時間も決めておくといい。

10分は短いという声が出たら、出席者には議題についてあらかじめ下準備してくることを要請する。そして、全員が何らかの発言をする、前の議題に逆戻りすることはしないなどのルールを決め、スピード感を強調した進行で内容のある会議にするのだ。

生産性改善会議

カテゴリ:スキルUP

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