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PC持ち込みやボイレコはご法度! 議事録は会議終了後、即仕上げるべし/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

会議の無駄をなくす

【1.会議では「明確なゴール」を明示する】

会議を開いたのに、長引いたばかりで何も決まらなかったということが多い。これは、何のための会議かはっきりしておらず、なし崩し的に終了になるからである。こんな会議は、何度行っても同じである。

会議の前には、「この企画を実行するかどうか」「経費のチェック方法をどう変更するか」といった「明確なゴール」を出席者全員に伝えておくことが必要だ。ゴールはできるだけ具体的なものにする。

実は、こうした基本的な議題すら知らされないまま招集される人間も多いのだ。真剣な討議がなされず、時間内にゴールに到達できなかったら、その会議は失敗で無駄だったことになる。無意味に長引くくらいなら、出席者全員に、失敗だったことを告げて解散したほうがいい。

【2.会議では論点があやふやになる無駄な発言を控える】

会議に出席すると、議題に関係ない話を延々と続けたり、論点を理解しないままピントの外れた意見を言ったりしている人間がいることに気がつくだろう。こうした発言が会議の進行を遅らせているのだが、自分がそのような発言をしていないか、常に考えるようにしたい。

下準備したつもりだが、議題についての知識や情報が足りなかったことに会議の場で気がつくことがある。また、自分では口を差し挟めない事情が明らかになることもある。

自分の発言ではこの会議に貢献できないとわかったら、たとえ発言を求められたとしても、そうした理由をはっきり言って控えるようにする。

【3.会議の資料は事前に配付し、会議前に目を通しておいてもらう】

会議の進行役になったら、出席者には事前に資料を配付し、目を通しておいてもらうようにする。そうすることで会議のゴールや論点が全員の頭に入り、余計な時間や前置きなしに議論に入れるはずだ。

ただし、事前資料があまりに大量だと、読んでもらえない可能性がある。A4用紙で5枚以下程度、簡単に目を通せるくらいにまとめ、裏付けにしたいデータなどがあったら、付属資料という形にするといい。

内容については公平を期して、案件のメリットとデメリットやその根拠を書く。事前に複数の意見が出されていたら、それらも並行して書くようにする。

【4.ホワイトボードは会議の生産性を劇的に上げる】

漫然として集中力に欠けがちな会議も、ホワイトボードを活用することで生産性を劇的に上げることができる。

ホワイトボードを使う際のポイントは、会議のリーダーが直接書くこと。議論をリードし、ホワイトボードに発言を整理していくことで、全員の意識を集中させるよう心がけたい。

その際に重要なのは、参加者の発言はできるだけそのまま記録することだ。そうすることで、発言者は自分が会議に参加している意識が高まり、発言自体がシャープになっていく。また、論点のすれ違いを確認する際には、相違点を図で示せば一目瞭然となる。

【5.会議のホワイトボードは左右に2分割して使う】

ホワイトボードを会議で使うときは、中心に線を引いて左右に2分割して使うと効果的だ。書き方にも秘訣があって、左側には発言内容、右側には図を描く。

具体的にいうと、まず左側には参加者の発言をメモしていき、議論がある程度進んだ段階で、発言内容をグループ化する。そして右側には、左側でグループに分けられた発言内容を図に描き、整理・分析、構造化していくのだ。

この結果、無秩序に見えた発言内容の数々がすっきりとし、新たなアイデアや解決策が見つかるきっかけとなる。

【7.会議にパソコンやボイスレコーダーを持ち込まない】

会議の議事録をできるだけ早く完成させようと、会議室にパソコンを持ち込んだり、聞き逃しを防ぐためにボイスレコーダーを持ち込んだりすることはやめたほうがいい。

まず議事録は、同時進行で詳細な記録を書くよりも、後から振り返って結論から書いたほうが的確な内容になる。何よりも、発言をひたすら入力していては、会議の席で意見を言うことができない。

また、会議が終わってからボイスレコーダーを聞き直すと、会議と同じくらいの時間がかかるため、時間の節約にはつながらない。議事録は会議終了後、記憶が新鮮な30分以内に作成してしまうのが、最も効果的といえるだろう。



生産性改善会議

カテゴリ:スキルUP

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