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有益な会議は前後が肝心!時には「1人会議」もやってみて/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

会議の無駄をなくす

【1.会議で使ったホワイトボードをスマホで撮影する】

会議の議事録を作成するためには、非常に手間と時間がかかるが、スマホで撮影すれば数秒で完成させられる。

万が一、ホワイトボードのスペースが足りなくなり、いったん消されてしまう場合でも、そのつど、撮影すればいいので問題ない。

この方法の一番のメリットは、議事録を作らなくてもいい点だが、撮影した写真データをメールの添付で送れるため、情報を共有するのが容易になるのも魅力だ。

【2.会議で決まったことは「すぐに着手」する】

会議の目的は「仕事の成果を上げるためにしなければならないことを決める」ことにある。つまり、会議で決まったことは「すぐに着手」するのがビジネスの鉄則だ。

実際、すぐさま実行に移すことで得られる効果は数多くある。

第一に、仕事への着手が早くなれば、より正確にスケジュールを見積もりながら行動できる。さらに、予期せぬトラブルに見舞われた場合、時間的にも精神的にも余裕を持って対応できる。仕事の途中段階で周囲にアドバイスを求める余裕も生まれるため、よりクオリティーの高い仕事を目指すことも可能だ。

【3.ビデオ会議は対面以上に「準備」を怠らない】

どんなに離れたところにいる相手とも、顔を見ながら話し合いのできるビデオ会議は、仕事を迅速に進めるための有効な手段。だが、それを開催するためには通常の会議以上のさまざまな準備が必要である。

まずは通信状況のチェック。そんなの当たり前と思うだろうが、直前になって場所が変更ということもあるので、予備の場所も確保し、そこでもチェックしておこう。

画面の背景が、ごちゃごちゃしていると見にくいため、白い壁のようなところを選ぶといいだろう。

音声が不明瞭では、聞き間違いなどのトラブルの元になる。静かな場所を選ぶのはもちろん、ヘッドセットを手配してよく聞き取れるようにしておこう。

海外の相手との会議なら、時差を考えてはいるだろうが、サマータイム制をしいていたり、宗教上の理由で会議に参加できない時期や時間があったりするのも考慮しなくてはいけない。

【4.「立ち会議」で会議はサクサク進む】

会議とは、みんなで予定を合わせて会議室に集まり、着席して行うもの、というのは固定観念にすぎない。

内容によっては、対話が必要と思った瞬間、その場で行う「立ち会議」というスタイルですませたほうが、仕事がサクサク進む場合もある。

立ち会議なら、スケジュール調整をする必要もないし、腰をすえて話すわけでもないため数分で終了する。

唯一のルールは、場所や時間を問わずに行うということ。時間が短縮できるだけでなく、問題解決の先延ばしを防ぐためにも効果的だ。

【5.「会議モドキ」の会議はしない】

とかく会社は会議が多いものだ。しかし、「会議」と称されるもののほとんどは、わざわざ集まる必要のないただの顔合わせや報告で、重要な議題があるわけでもないし、真剣な議論がなされるわけでもないのが現実である。しかも、結論が出ないからと、また次も同じメンバーが招集されたりする。

こんな「会議モドキ」は全員にとって時間の無駄で、退屈を通り越してイライラしてくるし、かえって組織内の人間関係まで悪くなることもある。「会議モドキ」はすぐにやめるべきだし、やめるのも簡単。メールや電子掲示板で意見を交換したり了承を得て、仕事を進めるようにしたりすればいいのだ。

【6.ダラダラと悩み続けるより「1人会議」でまとまった時間を取る】

自分1人でアイデアを出したり、決定しなくてはならないことがあると、つい考え込んでしまうもの。いつまでも結論を出せずに、ダラダラ悩み続けることになる。早く結論を出したいなら、「1人会議」の時間を取るといい。

「1人会議」は、漫然と始めるのではない。あらかじめ何が議題で、何が目標なのかを明確にし、問題点や選択肢も箇条書きにして、書類にまとめるのだ。これで頭の中が整理される。そして2時間なら2時間と時間を区切り、その間はほかのことを考えたりせず集中して考え抜く。

そうして出した結論が、今の自分のベストである。会議の時間は、なるべく邪魔が入らないように設定するのがコツである。

生産性改善会議

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