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プレゼンでは要点を3つに絞り、伝えたいことは冒頭と最後の2回繰り返せ/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

商談の成功率を上げる極意

【1.番号を振って〝論理的〞にプレゼンする】

たとえ即興で思いついた話であっても、番号を振って話すだけで〝論理的〟に聞こえる。ポイントとしては、最初に、何個の話があるのか、相手に伝えること。これにより、聞き手に心構えができるため、しっかり話を聞いてくれるようになる。番号はあまり多くても相手の記憶にとどまらないため、3つ前後にまとめるのが理想だ。

プレゼンなどを行う際にも、話す内容を箇条書きでメモしておき、話すときにはそこに番号を振って話せば、相手により伝わりやすくなる。さらに、今何を話しているのか、自分の頭を整理しながら論理的に話せる効果もある。

【2.プレゼンのスライドは伝えたいことを冒頭と最後の2回入れる】

相手に伝わりやすいプレゼンのスライドを作成する際には、1つの原則がある。それは、伝えたいことを冒頭と最後の2回入れるという原則だ。

これだけで、結局、何を伝えたかったのかがイマイチはっきりしないプレゼンになることを防ぎ、話の筋が通った簡潔な説明ができるようになる。

また、相手が知りたい情報をスライドの前半に持ってくることもポイントだ。これにより、相手の興味をひきつけながらプレゼンを展開していくことができる。

【3.資料に図やグラフを効果的に盛り込む】

時間をかけて説明しても、なかなかわかってもらえなかったのに、ちょっと絵を描いたらあっさり納得してもらえたということがあるだろう。ビジネスの場でも、図やグラフを使うと、相手の理解を得やすくなる。

最も簡単なのが、矢印である。日常生活のメモで、AだからBだ、AからBへ、などということを「A→B」と書いているように、仕事でも使える場面が多い。正反対や矛盾を表すには、「A←→B」を用いるといい。

プロセスの流れを表すフロー図、比較に便利なマトリックス、製品の特徴などを表したポジショニングマップなども、使いこなせるようになっておきたい。パソコンでの作図も簡単だが、まずはフリーハンドで下書きしてみると自分の考えが明確になり、作図もいちだんと早くなる。

【4.発言する際は伝えたいことを3〜4点メモしてから話す】

多くの人の前で発言するときはもちろん、1対1で何かを伝えたい場合も、簡単にメモを書いてからその場に臨むと、あせることなく説明できるようになる。

3〜4点、発言のポイントを書きとめておくだけでいい。心を落ち着けて論理的な説明ができるだけでなく、言い忘れを防ぐことができる。

また、発言するときはメモをこっそり見る必要はなく、きちんと手に持って、内容を確認しながら話せばいい。たとえ慣れてきても、メモなしですませようとはせず、これを必ず確認しながら発言することで、よりよい結果へとつなげられる。

【5.複数の案から選ぶ場合はメリット・デメリットで判断】

多くの案の中から1つを選ぶことは、決して容易なことではない。そんなときに判断の基準にすべきなのは、メリットとデメリットである。

やり方としては、まず各案の良い面と悪い面を、それぞれ箇条書きにしていく。このとき大切なのが、時間軸を頭に入れてメリットとデメリットを考えることである。

直近での予測に始まり、3年後、5年後、10年後というように、その案を実行した場合、今後、どのようなことが起こるのかを想像していけば、自然と答えは見つかるはずだ。

【6.腕時計を使って商談・面談を時間内に収めるテクニック】

商談が長引いて、次の予定に遅れそうになることがある。ことに肝心のビジネスの話は終わっているのに、相手の雑談が延々と続いているときなどは、内心でイライラしても決して態度に出してはいけないので気をつかう。

こんなときは、腕時計を外してテーブルの上に置くといい。相手の目を見て話を聞きながらさりげなく外し、腕時計を外した手首の汗をぬぐうような仕草をすれば、失礼にはあたらない。察しのいい相手なら、これで時間がたっていることに気がついてくれる。

相手が話に夢中で、まだまだ終わりそうもなくても、机の上に時計があるのでこちらは常に時間がわかる。ギリギリまで落ち着いて話を聞き、「もっとお話をうかがいたいのですが、次の予定が……」と伝えることができる。



生産性改善会議

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