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書くのに3分以上かかるなら、メールはやめて直接話せ!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

ひと工夫で効果が出るメール・電話のコツ

【1.書くのに3分以上かかるならメールではなく口頭・電話に】

メールは仕事を効率化してくれるが、メールを利用することで、逆に仕事の効率化を妨げる場合がある。

口頭や電話ならすぐに伝えられる用件なのに、メールを書いたら10分以上かかってしまうなら、メリットどころかデメリットしかない。

基本的なルールとして、書くのに3分以上かかるならメールではなく口頭や電話で連絡すること。特に微妙なニュアンスを含む用件は、いくら長文のメールでも誤解を招くリスクが高かったり、何度もやりとりする手間が増えたりするため、直接話したほうが時間のロスを防ぐことができる。

【2.話す内容をあらかじめメモして電話の無駄をなくす】

電話はかける前から準備をしておくと、かけ直しなどの無駄を防げる。

特に用件が複数ある場合は、あらかじめメモに書き出しておいて、そのメモを見ながら話すことで、用件を確実に相手に伝えられる。また、伝え忘れのミスを減らすのにも効果的だ。

そして、かけ直しの無駄を防ぐには、電話をかけるタイミングも工夫したい。忙しい外まわりの人などでも、午前中の早めの時間帯と、相手の会社の終業時間の直前ならつかまえやすい。

万が一、相手が不在の場合でも、電話を受けた人に必ず伝言メモを残してもらうよう、はっきり伝えることも大切だ。

【3.電話を受ける際に確実にメモしておくべきこと】

電話を受けるときに大切なのは、とにかくメモを取ることである。特に自分以外の人にかかってきた電話では、確実な連絡をするために伝言メモが欠かせない。

伝言メモを書くときのポイントは3つある。

1つ目は、相手の氏名と会社名・部署名は必須として、電話のあった日付と時間、確認のため電話番号も聞いておきたい。次に、簡単で構わないので、電話の内容と用件。最後に、メモを受け取った人が何をすればいいのか、はっきり記入しておくことがとても重要だ。

【4.電話営業なら「2、3分」ではなく「1分」がベター】

たとえば上司などに対し、「ちょっとお時間よろしいですか?」ではなく、「2、3分よろしいですか?」と話を始めると相手が聞いてくれやすくなる。しかし、電話での営業ともなると2、3分でも長い。「1分ほどいいですか?」としよう。そうすれば話を聞いてもらえる確率がぐっと高くなる。「2、3分」より短いし、「少し」だとどれくらいかわからない。だが、「1分ならいいか」と相手は考えるのである。

会話が始まっても、1つひとつのセンテンスを短くする鉄則は崩さないようにする。

1分を過ぎても伝え切れないようなら、「もう少しお話ししても大丈夫ですか?」と尋ねると、誠意を感じさせることになるので、大抵はそのまま話を続けることができる。

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