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早く返事がほしい? それならまず相手へのレスポンスを早めよ!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

ひと工夫で効果が出るメール・電話のコツ

【1.営業電話は最初の15秒で信頼を勝ち取る】

会ったことのない相手に電話するとき、まず避けたいのは「話が長い人」と思われることである。そう思った相手は、早々に電話を切ろうとするだろう。だから最初の15秒で、話してもいい相手だと感じさせるようにしよう。

「たった15秒?」と思うだろうが、時計で15秒を計ってみると驚くほど長く感じる。15秒で、いい印象を与えるのは決して不可能ではないのだ。

まず、こちらの会社の名前と業務内容は正確に、自分の名前はフルネームで伝えること。そして、自社の業務が相手にとってどのようなメリットになるかを、具体的に説明する。1つひとつのセンテンスは短く、語尾まではっきりと。「〜なので、〜ですが」といった言葉が続いた話し方は、実際の話よりも長く感じさせるので気をつける。

【2.いつでも使える時候の挨拶を覚えておく】

よく使う文書はデータとして保存しておき、宛名や必要な部分を書き換えて何度も利用していることだろう。さらに効率化したいなら、時候の挨拶を統一する手がある。

文書の冒頭には、1月なら「新春の候」、2月なら「向春の候」といったように時候の挨拶を入れるのがマナーで、月が変わるとそこを書き換えなくてはならない。うっかりそのまま送ると、季節のずれた文書が先方に届き、察しのいい相手には、テンプレートを使いまわしていることを悟られてしまう。

こんなミスはしたくないし、いちいち書き換えるのが面倒なら、時候の挨拶を1年中使える「時下」にすればいいだけ。定期的に送るような形式的な文書なら、「拝啓 時下ますます ご発展のことと……」などと始まるので礼を失することはない。

【3.「ご担当者様」ではメールはたどり着かない】

これまで取引をしたことのない会社にメールを送るとき、その宛名はどうしているだろうか。該当するセクションの名までは考えても、その先を「ご担当者様」にしているなら、そのメールは読んでもらえない可能性が高い。

立場を変えて考えてみよう。毎日たくさん届くメールの中で、どこの誰やらわからない「ご担当者様」に来たメールに興味を持つだろうか。それどころか迷惑メールだと思って、即座に削除するのではないだろうか。

だから取引のない会社の、面識のない相手にメールを送るときは、事前に、「これこれの用件でメールを送りたいので、担当者の名前を教えてほしい」という内容の電話をかけ、名前を聞いておくことだ。かかる時間と手間はごくわずかだが、これで読んでもらえる確率がぐっと高くなる。

【4.早いレスポンスが相手にスピードアップを促す】

得意先の担当者がのんびりした人で、業務が迅速に進まない。スピードアップしてほしいのだが、せかすわけにもいかないので困っている。

このような相手は、こちらの早いレスポンスに巻き込むといい。人間には、相手の行動につられて知らず知らずのうちに同じような行動をとる「同調心理」があり、これを利用するのだ。

たとえば、打ち合わせしていて自分の上司の承認が必要なことが出てきたら、次回に返答しても十分間に合うことでも、その場で電話して承認を得る。向こうからの連絡には、即座に返答を返す。そして、「ご連絡を早めにいただけるので、大変助かっております」などと持ち上げる。こう言われて悪い気のする人間はいないので、仕事が早く進むようになるだろう。



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