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「どうしたらいいですか?」と部下に聞かれたときに、返すべき言葉とは/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

良好な人間関係の築き方

【1.上司・リーダーならば部下にすべてを任せる勇気を持つ】

上司・リーダーがあらゆることに口や手を出していると、チーム全体のパフォーマンスは停滞する。なぜなら、部下・メンバーの成長する機会が失われるだけでなく、上司・リーダーへの負担が集中することから、遠からずその行動に限界が訪れるためだ。

そんなチーム崩壊を招きかねない危険な状況を回避するためにも、上司・リーダーは、部下にすべてを任せる勇気を持たなければいけない。

たとえ自分がやったほうが早いと感じる仕事だったとしても、いったん任せると決めたら静かに見守り、部下の成長を促す姿勢を大切にしていきたい。

【2.上司は部下のメールに必ず返信する】

部下からの報告に対してしっかりと意思表示をすることは、上司がなすべき最も基本的かつ重要な仕事といえる。

それは部下からのメールに対しても同様で、直接判断を仰いでいるメールはもちろん、報告メールにも必ず返信しなければならない。

もし返信がないと、メールを読んだのかわからず、報告という仕事が明確に完了しない。上司は報告メールに「了解」とひと言返すことで、部下の報告という仕事が完了するのだ。無駄な待機時間を省くためにも、必ず実践していきたい。

【3.部下からの「どうしたらいいですか?」には「どうしたらいいと思う?」で返す】

もし上司が、部下からの「どうしたらいいですか?」という相談にすべて対応していたら、上司はいくら時間があっても足りなくなる。

そこでこうした相談に対しては、必ず「どうしたらいいと思う?」で返すことを心がけるようにしたい。

自分は次にどうすべきか、改善策を本人に考えさせる習慣をつけることで、部下からの相談は自然と「私はこうしようと思いますが、よろしいでしょうか」と変化していく。その結果、上司は仕事の効率化を図れることはもちろん、部下を育てるという副産物を得ることができるのだ。

【4.部下への指示には必ず「なぜなら」を入れる】

指示の仕方を少し変えるだけで、部下をやる気にさせることができる。

そのときポイントとなるのが、「仕事の目的」「重要度」「指名する理由」という3つの「なぜなら」だ。

たとえばデータ入力を頼むとき、まず「来週の会議で必要な資料」という仕事の目的を伝え、次に「社外秘の情報が入っている」という重要度、最後に「ミスをしない〇〇君に頼みたい」と指名する理由を伝える。

こうして3つの「なぜなら」を入れることで、指示を受ける人のやる気は引き出され、仕事のミスが減る好循環を生み出すことになる。

【5.指示する人もメモを取る】

上司から指示されたことは、メモするのが当たり前。だが指示する側も、自分の指示を「メモ」しておくべきだ。

自分で言ったことを忘れている、話がコロコロ変わる、挙げ句の果てにそれを言われると怒り出す……。こんな上司のもとで働く部下たちは、一生懸命やろうという気持ちをなくしている。

しかし上司もメモを取れば、出した指示は忘れないし、メモを取ることで頭の中が整理され、出す指示が的確なものになる。自分の言葉に責任を持とうという気になって、部下の仕事の進行状況を確認したり、気を配ったりするようになる。すると部下のほうでも、それなら頑張ろうと思うし、サボっていては誤魔化せないと、しっかり行動するのである。

生産性改善会議

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