スキルUP

上司への相談は「ちょっといいですか?」より「3分ください」に/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

良好な人間関係の築き方

【1.仕事を「マニュアル化」してチームの仕事効率を高める】

自分が急病にでもなって会社を休んだら、仕事はどうなるのか。前に同僚が急に休んだときは、わからないことだらけでまわりじゅうが穴埋めに走りまわらなければならず、部署全体の業務が遅れた……。そんなことを避けるためには、仕事を「マニュアル化」しておかなくてはならない。

マニュアルには、担当者でなくてもその仕事ができるように手順とチェックポイントを整理して書く。新人でも理解できるように、1つひとつの作業がどのような意味を持つのかも明らかにしておく。

チームの全員がマニュアルを見て、足りない部分を指摘したり、常にバージョンアップしたりしておけば、マニュアル化することでチームの仕事効率が高まり、トラブルへの備えとなるのだ。

【2.「ちょっといいですか?」ではなく「3分ください」で上司の時間を確保する】

上司に話しかけるタイミングには気をつかう。忙しそうだし、迷惑がられたくないしで、「ちょっといいですか?」と始めているのではないだろうか。

これを、「3分ください」に変えてみよう。すると上司は、「3分ならいいか」と話を聞く態勢になる。3分ではなく1分でもいい。とにかく具体的な数字を出すことで、長ければ困るという上司の警戒心を解き、時間を確保するのである。

仕事の報告の多くは短い時間ですむものだし、もし話が長引いても、聞くべき内容のある話だったら上司はそのまま続けさせるか、あるいは時間を別に取って、じっくり聞くことだろう。

【3.逆サバであえて相手の期待値を下げる】

人は期待以上の結果を見せられると、サプライズ効果によって、相手に対する評価を高める。こうした心理を利用し、逆サバで最初に相手の期待値を下げておけば、通常の成果を出すだけで、通常以上の評価を得ることも可能だ。

たとえば、上司に「この仕事、いつまでにできる?」と聞かれたら、1日で終わるものでも「2日かかります」と答える。そして、仕事を1日で仕上げて提出すれば、上司からの評価が高まるというわけだ。

あらかじめ相手の期待値を低く設定しておけば、仕事の期日に遅れたり、納品などの数量が足りなかったりという、万が一のリスクへのバッファ(緩衝)にもなる。

ただし、いつも期待値を下げていると、相手からの評価は低くなるため、ここぞという場合にのみ使うテクニックと考えてもらいたい。

【4.報告や短いプレゼンでは大切なことを「3つ」にまとめる】

大切なことは「3つ」にまとめると、相手に伝わりやすくなる。その理由は、人間が1度に頭の中に記憶として格納できる数は3つが限界だからだ。

そこで報告や短いプレゼンを行う際も、ポイントを3つに整理して話すよう心がけたい。そうすれば、特にメモなどの用意がなくとも、相手の記憶に情報をとどめることができる。

もちろん、伝えるポイントが4つになってしまう場合もあるだろうが、その場合、その中のいずれかを忘れられる可能性も出てくるので注意したい。



生産性改善会議

カテゴリ:スキルUP

あなたへのオススメ記事

  • 30秒250字でアピール! 西海岸発「エレベーター・ピッチ」を身に付けよ/時短術大全
  • 「すみません」より「ありがとう」。ポジティブワードで印象UP/時短術大全
  • 「そうですね、○○さん」相手の名前を会話に入れれば、心の距離がグッと近づく/時短術大全
  • 「どうしたらいいですか?」と部下に聞かれたときに、返すべき言葉とは/時短術大全
  • 食通だったら全問正解!? 日本ならではの「食べもの」クイズ

    食通だったら全問正解!? 日本ならではの「食べもの」クイズ

  • その言い方、大丈夫? 上司&取引先への言葉遣いのマナー

    その言い方、大丈夫? 上司&取引先への言葉遣いのマナー

  • 知られざるエピソードにびっくり! ネーミングの秘密がわかるクイズ

    知られざるエピソードにびっくり! ネーミングの秘密がわかるクイズ

  • 喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

    喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

  • 観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

    観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

  • 分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

    分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

スキルUPの人気記事ランキング

  • 「アブラカタブラ」って何語!? 直訳すると現代の国民病退治の呪文だった!/毎日雑学

  • 地球が近く滅亡の危機に!? 北南が入れ替わるやばすぎイベント/やべー宇宙の話(5)

  • 回転速度は宇宙トップ級!「穴」ではないブラックホールの真実/やべー宇宙の話(4)

  • なぜ職場に「お局様」が生まれるの? 有力説がネットで発見される

  • 一流芸能人のGACKTさん、努力の方法論も「一流」だった

{ カテゴリ別ランキングを見る }

資格・スクール情報

  • 中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説

    中小企業診断士の仕事内容は? 養成課程って何? 中小企業診断士について知っておきたいことを詳しく解説します。

    中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説
  • 行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説

    行政書士って何? どんな仕事をするの? 試験の難易度は? 行政書士に関する素朴な疑問を解決します。

    行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説
ページトップに戻る