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上司への相談は「ちょっといいですか?」より「3分ください」に/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

良好な人間関係の築き方

【1.仕事を「マニュアル化」してチームの仕事効率を高める】

自分が急病にでもなって会社を休んだら、仕事はどうなるのか。前に同僚が急に休んだときは、わからないことだらけでまわりじゅうが穴埋めに走りまわらなければならず、部署全体の業務が遅れた……。そんなことを避けるためには、仕事を「マニュアル化」しておかなくてはならない。

マニュアルには、担当者でなくてもその仕事ができるように手順とチェックポイントを整理して書く。新人でも理解できるように、1つひとつの作業がどのような意味を持つのかも明らかにしておく。

チームの全員がマニュアルを見て、足りない部分を指摘したり、常にバージョンアップしたりしておけば、マニュアル化することでチームの仕事効率が高まり、トラブルへの備えとなるのだ。

【2.「ちょっといいですか?」ではなく「3分ください」で上司の時間を確保する】

上司に話しかけるタイミングには気をつかう。忙しそうだし、迷惑がられたくないしで、「ちょっといいですか?」と始めているのではないだろうか。

これを、「3分ください」に変えてみよう。すると上司は、「3分ならいいか」と話を聞く態勢になる。3分ではなく1分でもいい。とにかく具体的な数字を出すことで、長ければ困るという上司の警戒心を解き、時間を確保するのである。

仕事の報告の多くは短い時間ですむものだし、もし話が長引いても、聞くべき内容のある話だったら上司はそのまま続けさせるか、あるいは時間を別に取って、じっくり聞くことだろう。

【3.逆サバであえて相手の期待値を下げる】

人は期待以上の結果を見せられると、サプライズ効果によって、相手に対する評価を高める。こうした心理を利用し、逆サバで最初に相手の期待値を下げておけば、通常の成果を出すだけで、通常以上の評価を得ることも可能だ。

たとえば、上司に「この仕事、いつまでにできる?」と聞かれたら、1日で終わるものでも「2日かかります」と答える。そして、仕事を1日で仕上げて提出すれば、上司からの評価が高まるというわけだ。

あらかじめ相手の期待値を低く設定しておけば、仕事の期日に遅れたり、納品などの数量が足りなかったりという、万が一のリスクへのバッファ(緩衝)にもなる。

ただし、いつも期待値を下げていると、相手からの評価は低くなるため、ここぞという場合にのみ使うテクニックと考えてもらいたい。

【4.報告や短いプレゼンでは大切なことを「3つ」にまとめる】

大切なことは「3つ」にまとめると、相手に伝わりやすくなる。その理由は、人間が1度に頭の中に記憶として格納できる数は3つが限界だからだ。

そこで報告や短いプレゼンを行う際も、ポイントを3つに整理して話すよう心がけたい。そうすれば、特にメモなどの用意がなくとも、相手の記憶に情報をとどめることができる。

もちろん、伝えるポイントが4つになってしまう場合もあるだろうが、その場合、その中のいずれかを忘れられる可能性も出てくるので注意したい。



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