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「あとで目を通す」はNG! ビジネス書類は「即座に」「1度で」処理すべし/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

もう迷わない書類・資料整理術

【1.領収書&レシートは仕分けファイルで簡単管理】

領収書やレシートを財布に詰め込んで、経費の精算を後回しにしてしまう人は少なくない。しかし、1度これをやってしまうと、仕分けする手間が増えるだけでなく、紛失などにより、立て替えたお金が戻ってこないという悲劇を招きかねない。

そこでオススメなのが、仕分けファイルを使った簡単管理だ。1か月31日に仕切られたファイルに、その日に発生した領収書やレシートを投げ込むだけ。毎日欠かさずファイルしておけば、経費を精算するスピードや効率は確実にアップする。

【2.目を通した書類は即座に片づける】

1度目を通した書類はデスクの上に放置せず、すぐに片づけるべきだ。デスクの上がゴチャゴチャして仕事の効率が悪くなるだけでなく、同じ書類を何度も読み直し、時間を無駄に使ってしまうこともあるため、すぐに実践していきたい。

片づけることをついつい忘れてしまうという人は、まずは片づけのルールを決めておくといい。たとえば、個人で使う書類は引き出しに、部署で使う書類は書庫に、不要な書類はゴミ箱へ。書類の特性ごとに片づけ先を決め、目を通したら即座に実行するよう習慣化したい。

【3.配付された資料にはすぐに日付を記入して管理】

いざというときに探しまわらなくていいように、資料を管理するときは時系列に沿って分類するといい。

資料をしっかりと読み込み、その内容に応じて分類していると時間がかかるため、配付されたらすぐに日付を記入する、といったように、機械的に分類すると効率的だ。

日付を記入した資料は、同じ日に手にした資料と一緒にクリアファイルなどにまとめて管理する。さらにこのクリアファイルにも日付を記入した付箋を貼り付け、日付順に並べて管理しておけば、いつ手にした資料かすぐに判別できる。

【4.ビジネス文書は全部読まずに「拾い読み」】

社内あるいは部内では、日々多くの文書がまわってくるが、配付されたものすべてを最初から最後まで読んでいては大変な時間がかかる。そこで、必要なところだけを「拾い読み」するコツを身につけよう。

まず、自分の業務に必要なものは、精読して内容を把握し、業務に反映させなくてはいけない。全員に向けられたような文書は、重要と思われる部分だけに目を通す「拾い読み」で十分である。

さらには、特に必要のない文書、時間があるときにとばし読みすればいいような文書もある。こうしたものは、題名だけ見れば十分である。

最初のうちは、こうした区別をつけるのを難しく感じるかもしれない。だが慣れてしまえば、瞬時に判別できるようになる。

【5.書類は「1度」で処理する】

仕事をしていると、次から次へと書類が届く。あとでざっと目を通して……と考えているうちに、また次の書類がまわってくるので、デスクの上が書類であふれ返ることになる。これを解消したいなら、書類は1度で処理することだ。

読み返す必要があったり、熟考を要する書類は、意外と少ないはず。内容を確認したら、すぐさま返事を出したり次にまわしたりする。必要があれば、上司の決済を求める、破棄するなどの処理をする。それから、次の書類を手にするのだ。

「1度で処理する」と決めておくと、書類の山から解放され、広々としたデスクで本来するべき仕事に集中できる。



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