スキルUP

「あとで目を通す」はNG! ビジネス書類は「即座に」「1度で」処理すべし/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

もう迷わない書類・資料整理術

【1.領収書&レシートは仕分けファイルで簡単管理】

領収書やレシートを財布に詰め込んで、経費の精算を後回しにしてしまう人は少なくない。しかし、1度これをやってしまうと、仕分けする手間が増えるだけでなく、紛失などにより、立て替えたお金が戻ってこないという悲劇を招きかねない。

そこでオススメなのが、仕分けファイルを使った簡単管理だ。1か月31日に仕切られたファイルに、その日に発生した領収書やレシートを投げ込むだけ。毎日欠かさずファイルしておけば、経費を精算するスピードや効率は確実にアップする。

【2.目を通した書類は即座に片づける】

1度目を通した書類はデスクの上に放置せず、すぐに片づけるべきだ。デスクの上がゴチャゴチャして仕事の効率が悪くなるだけでなく、同じ書類を何度も読み直し、時間を無駄に使ってしまうこともあるため、すぐに実践していきたい。

片づけることをついつい忘れてしまうという人は、まずは片づけのルールを決めておくといい。たとえば、個人で使う書類は引き出しに、部署で使う書類は書庫に、不要な書類はゴミ箱へ。書類の特性ごとに片づけ先を決め、目を通したら即座に実行するよう習慣化したい。

【3.配付された資料にはすぐに日付を記入して管理】

いざというときに探しまわらなくていいように、資料を管理するときは時系列に沿って分類するといい。

資料をしっかりと読み込み、その内容に応じて分類していると時間がかかるため、配付されたらすぐに日付を記入する、といったように、機械的に分類すると効率的だ。

日付を記入した資料は、同じ日に手にした資料と一緒にクリアファイルなどにまとめて管理する。さらにこのクリアファイルにも日付を記入した付箋を貼り付け、日付順に並べて管理しておけば、いつ手にした資料かすぐに判別できる。

【4.ビジネス文書は全部読まずに「拾い読み」】

社内あるいは部内では、日々多くの文書がまわってくるが、配付されたものすべてを最初から最後まで読んでいては大変な時間がかかる。そこで、必要なところだけを「拾い読み」するコツを身につけよう。

まず、自分の業務に必要なものは、精読して内容を把握し、業務に反映させなくてはいけない。全員に向けられたような文書は、重要と思われる部分だけに目を通す「拾い読み」で十分である。

さらには、特に必要のない文書、時間があるときにとばし読みすればいいような文書もある。こうしたものは、題名だけ見れば十分である。

最初のうちは、こうした区別をつけるのを難しく感じるかもしれない。だが慣れてしまえば、瞬時に判別できるようになる。

【5.書類は「1度」で処理する】

仕事をしていると、次から次へと書類が届く。あとでざっと目を通して……と考えているうちに、また次の書類がまわってくるので、デスクの上が書類であふれ返ることになる。これを解消したいなら、書類は1度で処理することだ。

読み返す必要があったり、熟考を要する書類は、意外と少ないはず。内容を確認したら、すぐさま返事を出したり次にまわしたりする。必要があれば、上司の決済を求める、破棄するなどの処理をする。それから、次の書類を手にするのだ。

「1度で処理する」と決めておくと、書類の山から解放され、広々としたデスクで本来するべき仕事に集中できる。



生産性改善会議

カテゴリ:スキルUP

あなたへのオススメ記事

  • 「すみません」より「ありがとう」。ポジティブワードで印象UP/時短術大全
  • 「そうですね、○○さん」相手の名前を会話に入れれば、心の距離がグッと近づく/時短術大全
  • 「どうしたらいいですか?」と部下に聞かれたときに、返すべき言葉とは/時短術大全
  • 上司への相談は「ちょっといいですか?」より「3分ください」に/時短術大全
  • 知っていたら自慢せずにはいられない! マニアックすぎる雑学クイズ

    知っていたら自慢せずにはいられない! マニアックすぎる雑学クイズ

  • 食通だったら全問正解!? 日本ならではの「食べもの」クイズ

    食通だったら全問正解!? 日本ならではの「食べもの」クイズ

  • その言い方、大丈夫? 上司&取引先への言葉遣いのマナー

    その言い方、大丈夫? 上司&取引先への言葉遣いのマナー

  • 知られざるエピソードにびっくり! ネーミングの秘密がわかるクイズ

    知られざるエピソードにびっくり! ネーミングの秘密がわかるクイズ

  • 喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

    喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

  • 観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

    観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

スキルUPの人気記事ランキング

  • 【SE女子の日常】マウスの動きだけでブラウザを操作する/ぞえ

  • 「もぉ!! 好きっ」大好きな上司からの「おいで」に撃沈…!/うちの上司は見た目がいい(9)

  • 親との関係があなたの“対人関係のクセ”を決めている!?/話を聞きたがらない夫(6)

  • 「恋っていいですね…」一緒に帰りたい二人の駆け引き/うちの上司は見た目がいい(7)

  • レジェンドの怒声に新入社員が思わず帰宅… /印刷ボーイズ(2)

{ カテゴリ別ランキングを見る }

資格・スクール情報

  • 中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説

    中小企業診断士の仕事内容は? 養成課程って何? 中小企業診断士について知っておきたいことを詳しく解説します。

    中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説
  • 行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説

    行政書士って何? どんな仕事をするの? 試験の難易度は? 行政書士に関する素朴な疑問を解決します。

    行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説
ページトップに戻る