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書類の分類は「大まか」に、用紙はA4に統一して整理効率UP/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

もう迷わない書類・資料整理術

【1.書類をテーマ別に分類するなら極力「大まか」に】

書類を整理するときは、テーマ別に分けるのが基本。だが、テーマをあまり細かく分けると、後で苦労することになる。

細かく分けたほうが書類を探すときに便利そうだが、実際は逆。たとえば新商品の広告について会議が開かれたときの書類が「商品」「広告」「会議」「営業部」「宣伝部」のどこにしまい込まれているか、すぐに思い出せるだろうか。また、細かく分類すると、次のテーマ、また次のテーマと、分類すべき事柄がどんどん増えてしまう。

テーマは、思い切って「社内」「社外」「その他」くらいにしておき、必要があると思えばそこから枝分かれさせればいいのである。

【2.重要な書類は必ず控えをとってから送付する】

日本の郵便や宅配便は、世界一優秀で正確。それでも大事な書類を送るときは、普通郵便ではなく書留にし、念には念を入れて控えをとっておきたい。

世の中、何があるかわからない。もしも輸送中に紛失したら、その書類の損失がどれほどの金額になるか計算するのは困難だし、損害賠償の請求をしてもどこまで認められるかわからない。しかも請求の手続きには、大変な時間と労力がかかる。

現代ではコピーやスキャナーという便利な機器があるのだから、控えをとるのはごく簡単。この手間を惜しんだばかりに、後で後悔することになってはいけない。

【3.紙をA4に統一すれば整理がはかどる】

ペーパーレス化が進んでも、紙の書類はオフィスにたくさんあってスペースをとっている。これを整理するなら、大きさをA4サイズに統一するといい。

書類にはA4サイズのものが多いが、B4サイズ、A3サイズの大きなものや、ハガキの挨拶状など小さなものもある。大きなものはかさばるし、畳んでおくといちいち広げて見なくてはならない。小さなものは、どこかになくしやすい。

そこで、コピー機の縮小・拡大機能を使って、すべてA4サイズにしてしまうのだ。こうすれば、ファイリングしやすいし、しまっておくためのバインダーやダンボール箱も同じサイズで統一できるので、無駄なスペースもとらない。

【4.クリアファイルで検索性を高める工夫】

大量の書類を整理・分類するのに便利なクリアファイルだが、書類をそのままはさんでいるだけでは意味がない。目的の書類を探し出す時間を短縮するため、いくつか工夫を施すことで、クリアファイルは本当の意味での便利ツールへと変貌する。

たとえば、書類の内容ごとにファイルを色分けすることや、見出しラベルを貼ることは、検索性を高めるための基本といえる。また、見出しラベルのタイトルは、仕事の実情に合わせて、簡潔かつ具体的につけるようにしたい。

さらに検索スピードを高めたい場合には、付箋を活用して、より詳細な仕分けを行うのもオススメだ。



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