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「探す」「悩む」の無駄を追放! 書類・資料整理術5か条/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

もう迷わない書類・資料整理術

【1.書類はすべてPDFにする】

いくら整理をしたところで紙の書類はスペースをとるし、検索性の向上にも限界がある。ならばすべての書類をPDFにしてしまうのも1つの手だ。オフィスにある複合機を使えば、書類をPDFにするのは簡単だろう。

必ず紙の原本で保管しておかなければならないもの以外は、重要な書類はもちろん、さしあたって重要かどうか判断がつかないが、捨てるのもはばかられる書類をすべてPDFにしてしまえばいい。ファイル名を日付や書類の簡単な内容にでもしておけば、必要なときにはパソコンの検索機能であっという間に探し出すことができる。

【2.デスクトップには進行中のファイルだけを置く】

パソコンを立ち上げても、目的の書類やデータになかなか行き着かず、仕事の始まりからイライラしているようなら、デスクトップの整理をしてみよう。

デスクトップが、使わないソフトのアイコンや、終わった仕事のフォルダーなどで、ごちゃごちゃしてはいないだろうか。これが、時間がかかる原因になっているのだ。

デスクトップにあるアイコンは、そのとき作業している仕事のファイルと、大きく分類したフォルダーなど、せいぜい10個までとしておくと、スムーズに作業が開始できる。パソコンのデスクトップは、その名の通り机の上だと考え、無駄なものを置かないようにする。そうすれば、気分もすっきりするだろう。

【3.捨てるかどうかを「3秒ルール」で判断する】

毎日、たくさんの書類や資料、郵便物が届く。パソコンの中には、メールやデータもたくさんある。たまりにたまって捨てたいけれど、また使うことがあるかもしれない。

こんな迷いを断ち切るのが、「いる」「いらない」を3秒で判断する「3秒ルール」だ。

3秒では短すぎると思うかもしれないが、それ以上はどれだけ長く考えようが、出る結論は同じこと。考える時間がもったいない。また、迷ったということは、そのものを長らく使っておらず不要だということ。処分しても、困ることはないだろう。

【4.捨てるかどうか迷ったら「整理」フォルダーを作る】

「3秒ルール」で判断していると、いつか大事なものを捨てそうで不安になるという人もいるだろう。

ならば「整理」とでも名づけたフォルダーを作っておき、そこに判断に困ったものや当面必要なさそうな書類・データ類を放り込んでおけばいい。「整理」フォルダーはクリアファイルでもいいし、ダンボール箱でもいい。パソコンのフォルダーでも構わない。机やデスクトップを綺麗にするという目的も達成できるし、不安も解消できる優れものだ。

パソコンに初めから入っていた何らかのソフトのフォルダーなど、使うことはないが、削除して不具合が起きるかどうか心配なものも、この整理フォルダーに入れておけばいい。

悩むという無駄な行為とは少しでも無縁でいたいものだ。

【5.整理は「ものを探す時間」を追放すること】

デスクの上もそのまわりも綺麗に片づいているのに、あれがないこれがないとしょっちゅう探し物をしているなら、それは本当の意味での整理整頓ができていない。

目に見えるところのものは片づけたが、引き出しの中はごちゃごちゃ。棚には書類や資料が並んでいるが、ただ並べただけ。それでも自分を責める必要はない。片づけようという気持ちはあるのだから、もう一歩進めて、必要なものがすぐに取り出せ、いつでも使える状態にすればいいのだ。



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