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書類も文具も「横」より「縦」でデスクスペースの無駄を解消!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

ちょっとした整頓で時間の無駄は省ける

【1.デスク上に置くのは1案件のみ】

複数の仕事が同時進行している場合でも、デスク上に置くのは1案件のみに絞ること。なぜなら、さまざまな案件の資料がデスクの上に乱雑に置かれている状態では、集中力が削がれてしまうからだ。

さらに、作業に必要な書類などを探す際に、無駄な時間と手間がかかってしまうことから、デスク上には、そのとき作業に必要な資料だけを置くことを原則としたい。

進行中の作業に必要な資料も、複数ある場合には、クリアファイルなどで1つにまとめておくと、デスク上の作業スペースが確保され、仕事の効率化につながる。

【2.デスクの上のもの・ファイルは全部「起立」させておく】

乱雑なデスクを見ると、ファイルや書類、文房具など、とにかくものが横になっていることに気がつく。ものが横になっていると、スペースをとる。そのため次のものを置く場所がなく、横になっているものの上に、また横にして置き、あとは雪崩を起こすまでうず高く積まれることになる。

デスクの上を整理整頓しておきたいなら、全部のものを「起立」させることだ。立てたほうがスペースをとらず、デスクを広く使える。そして何より、探しものに費やす無駄な時間を減らせるだろう。

【3.デスクの引き出しはトレーを活用して取り出しやすくする】

仕事の効率アップを図るためにも、オフィスのデスクはきちんと活用したい。工夫すべき点はいくつかあるが、基本的に「よく使うものは近く」に、「あまり使わないものは遠くに」というルールに則(のっと)って整理していくのがポイントだ。

特に工夫すべきなのが、引き出しの使い方である。資料や文房具をやみくもに放り込むことを避け、取り出しやすい配置に整理することが大切だ。トレーで仕切りを設ければ、引き出し内にも手前(近く)と奥(遠く)を作り出すことができるので、使用頻度に応じた便利な収納を実現することができる。

【4.やっている仕事は3つのトレーで可視化する】

現在、自分が取り組んでいる仕事の流れを把握し、円滑に進めていくためには、作業を可視化することが必要となる。

そこで大切になるのが資料の整理の仕方だ。資料の内容に応じてどんな優先順位で処理すればいいのか、ひと目でわかるようにするためには、3つのトレーを用意してグループ分けすればいい。

このときトレーに貼るラベルには、「未処理」「処理中」「処理済み」と記入し、その状況に応じて資料を分類していく。これにより、仕事の優先順位が可視化されるため、よりスピーディーに作業を進められるようになる。

【5.デスクの引き出しは1つひとつの〝意味〞を考えて収納する】

デスクの上は綺麗に片づいているのに、なぜかいつも探し物をしている。そんな人は引き出しの中がごちゃごちゃしているか、あるいは一見整理整頓していても、実はどこに何があるか把握できていないのである。引き出しはただの物置ではないし、散らかったものの避難場所でもないと自分に言い聞かせよう。

通常、オフィスのデスクには、4つの引き出しが備えつけられている。デスクの表面の下に位置している浅くて広い引き出しと、右側に縦3段に重なっている3つの引き出しである。

これらは、なぜそこにあって、なぜその大きさ・深さなのか、1つひとつに意味がある。それを考えて収納すると、「1度ものを入れたらもうおしまい」ではない、使える引き出しができるのだ。



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