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ぐちゃぐちゃデスクとさよならできる! 整理整頓5つのTIPS/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

ちょっとした整頓で時間の無駄は省ける

【1.朝夕各15分ずつ整理整頓】

デスクまわりは綺麗にしておきたいが、書類がどんどんまわってきたり調べもののファイルがたくさんあったりで、すぐに散らかってしまう。それなら、朝夕15分ずつ整理整頓するというルールを自分に課してみよう。

掃除や整理整頓は、まとめてやろうと思うから気が重くなり、つい先延ばしになってしまう。朝夕15分だけと決めたら、その時間内に終わらず途中だったとしてもきっぱりとやめる。すると、次の15分へのモチベーションが高まって、整理整頓の時間が待ち遠しくさえなる。

朝は仕事のスタートダッシュをするため、夕方は翌日の仕事がスムーズに進行するようにと、段取りを思い浮かべてするといい。

【2.美しいデスクにすると仕事がはかどる】

デスクが美しいと見た目に心地よいし、まわりにも好印象を与える。だが、それだけではない。美しいデスクは、仕事の能率も上げるのだ。

まずデスクが美しいと、仕事に取りかかるときに前向きな気持ちになる。また、整理整頓ができて片づいているので、必要なものがどこにあるかすぐわかり、探し物をする時間がなくなる。

現代のビジネスでは複数の業務をこなすことが当たり前に求められているが、美しいデスクはいつでも次の仕事を受け入れることができる。これが乱雑で汚いデスクだと、片づけようとして時間がかかったり、やりかけの業務のまとめに手間取ったりで、急な事態に対応できないのである。

【3.パーフェクトな状態のデスクを写真に撮っておく】

デスクの上を片づけても、すぐにまた散らかってしまうものだ。そこでオススメなのが、綺麗に片づいた完璧な状態のデスクの写真を撮っておくことである。

スマホなどで撮影したら、パソコンに取り込んだりして、いつでも見られる状態にしておく。そして、また散らかったというときに、この写真を見るのである。

綺麗なデスクは見るだけで気持ちがいいし、片づいたときの爽快感を思い出すため、整理整頓のモチベーションが上がる。また、ものの完璧な置き場が撮影されているので、使った資料や文房具はそこに戻すだけ。デスクの上だけでなく、引き出しの中も撮っておくとさらに効果的である。

【4.デスクや仕事場を、動線を意識した配置にする】

仕事の能率を上げるには、デスクや仕事場を使いやすく整理することが大切だ。整理のポイントとなるのは、最短、最小の動きで仕事が進められる、動線を意識したものの配置である。

そのためにはまず自分の作業を分析し、頻繁に使うものをランク付けすることから始めていきたい。分析の結果、最もよく使うものは席を立ち上がらずに取れる場所に配置する。以下、使う頻度によって、自分に近いところから遠いところに配置していく。また、デスクまわりは、利き手を意識してものを配置するようにしたい。

【5.消耗品以外は1つ持っていれば十分】

定規やテープカッターなど、仕事に使う文房具はそれぞれ1つずつ持っていれば十分。余計なものはできるだけ持たないことだ。

スペースの節約になることはもちろん、整理整頓がより簡単になるため、掃除の手間を省くことができる。身のまわりに余分なものが散乱しなければ、より集中した環境で仕事にも取り組める。

ただし、消耗品に加え、いざそれが壊れたときに仕事に大きな支障が出るもの、たとえばパソコンなどは複数台持っていても構わない。



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